Knowledge base
Jak podpisać umowę powierzenia danych osobowych zgodną z wymogami GIODO?
Posted by Pomoc Oktawave on 23.02.2015 21:02

W Oktawave proces przygotowania umowy powierzenia danych osobowych (która będzie zgodna z wymogami GIODO) jest bardzo prosty i zajmuje niewiele czasu. W poradniku tym omawiamy wszystkie kroki, które należy w tym celu wykonać. Należy mieć na uwadze, że przejście całej procedury wymaga dostępu do drukarki i skanera (lub tzw. urządzenia wielofunkcyjnego).

 

1. Aby rozpocząć proces generowania umowy powierzenia danych osobowych, należy zalogować się do panelu administracyjnego Oktawave. Następnie z menu rozwijanego Konto wybrać odnośnik Zarządzaj umowami.

 

 

2. Dla ułatwienia zadania, na nowej stronie umieszczony został przewodnik krok po kroku. Poniżej znajduje się przycisk Wygeneruj umowę, który należy kliknąć, aby przejść dalej.

 

 

3. W nowym oknie w sekcji Rodzaj umowy należy wybrać Umowa powierzenia danych. W sekcji Dane klienta podstawowe informacje są już częściowo wypełnione, należy zatem uzupełnić brakujące fragmenty, np. pełną nazwę organu rejestrującego. Akapit Przedmiot umowy jest najistotniejszy - to tutaj podajemy, co jest przedmiotem umowy powierzenia danych. W tej sekcji powinny znaleźć się szczegółowe informacje dotyczące powierzonych danych, przykładowo wypełniony formularz wyglądał by następująco: Baza danych klientów zawierająca pola: imię, nazwisko, nr telefonu, PESEL, itd.

Ważne jest, aby wszystkie dane zostały tutaj wymienione. Po wypełnieniu wszystkich pól należy kliknąć odnośnik Wygeneruj umowę.

 

 

4. Umowa zostanie wygenerowana i pojawi się na stronie Zarządzanie umowami. Kolejny krok to pobranie umowy: klikamy odnośnik Pobierz plik.

 

 

5. Pobraną umowę należy wydrukować, parafować każdą stronę i złożyć podpis na ostatniej kartce w miejscu oznaczonym jako Użytkownik - tak przygotowany dokument proszę zeskanować. Plik ze skanem należy do nas przesłać - w tym celu wystarczy skorzystać z odnośnika Wyślij podpisaną umowę.

 

 

6. Umowę w wersji papierowej należy wysłać na adres:

Oktawave Sp. z o.o.

ul. Domaniewska 44a (Platinium 5) 

02-672 Warszawa

Dział Obsługi Klienta Oktawave


7. Po tym jak umowa zostanie do nas dostarczona, jej poprawność zostanie zweryfikowana.

 

8. Jeśli weryfikacja będzie pozytywna, wtedy następnym krokiem będzie zawarcie Umowy Powierzenia Danych poprzez podpisanie dokumentu "elektronicznie" przez Oktawave. Obustronnie podpisana umowa będzie dostępna do pobrania w panelu. Poinformujemy Cię o tym e-mailowo.

Oświadczenie woli podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu ma takie same skutki prawne jak oświadczenie woli podpisane podpisem własnoręcznym (strony mogą co do zasady swobodnie dokonywać wyboru formy). Poniżej zamieszczamy przepisy prawne regulujące tę kwestię.

Art. 78 Kodeksu Cywilnego

§ 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Art. 5 Ustawy z dnia 18 września 2001 r o podpisie elektronicznym

1. Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

2. Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.


9. Jeśli weryfikacja będzie negatywna, poinformujemy Cię o tym e-mailowo wraz z komentarzem dotyczącym konieczności ewentualnych poprawek. Proces generowania umowy będzie można wówczas rozpocząć od nowa.

 

Należy pamiętać, że w umowie (UPD) zakres powierzanych danych zawiera jedynie ich atrybuty, które mogą być podobne dla wielu klientów. W wypadku konieczności zmiany tych atrybutów należy się zastosować do poniższej instrukcji.

  • Do momentu podpisania umowy przez Oktawave Sp. z o.o. można wielokrotnie anulować wygenerowany wcześniej dokument i rozpocząć proces tworzenia nowego.
  • W przypadku kiedy już po podpisaniu umowy przez obie strony zakres danych się zmieni i będziemy chcieli podpisać nową umowę, należy się skontaktować z Biurem Obsługi Klienta Oktawave w celu rozwiązania dotychczasowej. W takiej sytuacji w panelu administracyjnym pojawi się możliwość podpisania nowej umowy uwzględniającej zmieniony zakres danych i ich atrybutów.

Ponadto, użytkownik może świadczyć również swoim klientom usługi, w związku z którymi przetwarza Dane Osobowe prawidłowo powierzone mu przez tychże klientów jako administratorów danych w trybie art. 31 Ustawy o ochronie danych osobowych.

(7 vote(s))
This article was helpful
This article was not helpful

Comments (0)
Post a new comment
 
 
Full Name:
Email:
Comments:
CAPTCHA Verification 
 
Please enter the text you see in the image into the textbox below. This is required to prevent automated registrations and form submissions.